Politique de confidentialité UTMB® Mont-Blanc 

SAS UTMB Group (SIRET 452 633 365 00021; 31 rue du Lyret 74400 Chamonix) organise l’UTMB® Mont-Blanc en collaboration avec l’association les Trailers du Mont Blanc et les communes de Chamonix, Courmayeur, Orsières, Bourg Saint Maurice, Les Houches, Saint-Gervais Mont-Blanc, Servoz, Vallorcine, Hauteluce, Beaufort, Séez, Les Contamines Montjoie, La Thuile, Pré Saint Didier, Morgex, Martigny-Combe, Trient, Bovernier. Cette page décrit l’utilisation des données faites à l’occasion de votre participation à l’UTMB® Mont-Blanc en tant que coureur, accompagnant ou bénévole.

La société SAS UTMB Group attache une grande importance à la protection des données personnelles et met en place les outils et procédures les plus adaptés afin de garantir la sécurité de celles-ci.

Inscription en tant que coureur à l'une des courses de l'UTMB® Mont-Blanc

Nous recueillons des données lors votre inscription à l’une des courses de l’UTMB® Mont-Blanc dans le cadre de votre participation à une épreuve sportive internationale nécessitant certains renseignements sur les participants pour le bon déroulement de l’évènement et la sécurité de chacun.

Ces données sont récoltées via la plateforme d’inscription mise en place par la société Livetrail SARL, pour le compte de la société SAS UTMB Group, organisatrice de l’UTMB®  Mont-Blanc et responsable du traitement des données. Les données des inscriptions sont accessibles aux gérants et salariés de la société SAS UTMB Group, personnes habilitées à gérer l’organisation de l’évènement UTMB® Mont-Blanc.Ces personnes doivent respecter la clause de confidentialité inscrite dans leur contrat.

L’intégralité des données du coureur est conservée pendant une durée de 10 ans, renouvelable à chaque inscription, correspondant à la durée légale de conservation du certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’athlétisme ou de la course à pied en compétition, ou de la licence sportive. Pendant cette période, SAS UTMB Group, doit être en capacité de contacter le coureur pour toute question relative à son certificat ou sa licence.

Au-delà de ces 10 ans, et sauf autorisation explicite du coureur, toutes les données sont supprimées exceptées nom, prénom, date de naissance, genre et nationalité pour maintenir les classements.

Cette récolte de données se justifie par :

  • La nécessité d’identifier individuellement et de manière certaine chaque participant (via un nom, prénom, date de naissance, genre et nationalité), afin d’assurer sa sécurité, de contrôler les courses de qualification effectuées et d’établir des classements sportifs fiables.
  • La nécessité de pouvoir contacter par quelque moyen que ce soit le participant pour lui fournir toute information liée à sa participation à l’évènement, que ce soit avant, pendant et après la course. Dans le cadre de l’organisation de l’évènement, la société SAS UTMB Group, peut-être amenée à contacter un coureur via téléphone, email ou courrier postal.
  • La nécessité d’identifier une personne à contacter en cas d’urgence pour assurer la sécurité du coureur ou obtenir toute information qui pourrait être utile lors d’une prise en charge médicale pendant sa course.

Les traitements associés à ces données sont les suivants :

  • Permettre à chaque concurrent d’accéder à son espace coureur et bénéficier de l’ensemble des services liés à l’inscription à l’évènement.
  • Gestion des inscriptions à une compétition sportive (validations de informations nécessaires à la participation, paiement, gestion des documents obligatoires).
  • Vérification de la participation aux courses de qualification
  • Envoi d’emails et réponses aux sollicitations des coureurs via le CRM Salesforce.
  • Envoi de newsletters (lettres d’information). Ces informations sont nécessaires au bon déroulement de l’évènement ainsi qu’à la sécurité des participants. Elles sont donc obligatoires pour tous les concurrents.
  • Envoi de newsletters marketing, pour le compte de nos partenaires, aux participants. Ces informations sont facultatives et chaque coureur peut, à l’inscription, ou en retournant sur son espace coureur, accepter ou refuser ces emails.
  • Établissement d’une liste des concurrents consultable sur le site utmbmontblanc.com, imprimée et affichée à la remise des dossards. Cette liste comprend les noms, prénoms, numéros de dossards et clubs des participants.
  • Conception et impression des dossards nécessaires à l’identification des coureurs pendant leur course.
  • Suivi de course chronométrique pendant l’évènement sur utmb.livetrail.net et utmbmontblanc.com, par le grand public, le PC course et le PC Médical.
  • Réalisation d’animations pendant l’évènement avec nos partenaires.
  • Établissement et publication des classements et transmissions des résultats à la Fédération Française d’Athlétisme (FFA) ainsi qu’à l’Ultra-Trail® World Tour (UTWT).

Certains traitements de données personnelles sont réalisés avec des organisations extérieures et possédant une compétence propre et nécessaire à l’accomplissement de certaines tâches importantes pour l’organisation de l’évènement :

  • La société Estimprim qui se charge de l’impression des dossards. Les données personnelles suivantes sont transmises : nom, prénom, date de naissance, nationalité
  • L’association Athletes For Transparency: l’association a mis en place un espace de santé dans lequel un coureur peut déclarer certains traitements ou certaines pathologies. SAS UTMB Group échange avec cette société pour déterminer si ses participants ont un espace de santé et si celui-ci présente certaines informations médicales de nature à influencer toute prise en charge lors d’un secours. A aucun moment, la société SAS UTMB Group n’a accès aux informations médicales à proprement parlé. Celles-ci ne sont accessibles qu’aux médecins de la course pendant l’évènement. Les données suivantes sont transmises : nom, prénom, date de naissance, genre, nationalité, adresse email. Ces données ne sont utilisées et transmises que déterminer si les participants ont un espace santé ou non. Elles ne font l’objet d’aucun autre traitement.
  • Des partenaires commerciaux pour la mise en place d’animation pendant l’évènement. Les données suivantes sont transmises : non, prénom, numéro de dossards et adresse email.
  • Livetrail pour la gestion des courses et l’établissement des classements
  • La société DOKEVER, qui assure la direction médicale de l’ensemble des courses de l’UTMB®Mont-Blanc. DOKEVER agit en tant que Responsable de Traitement des données de santé collectées sur l’UTMB® Mont-Blanc. Ces données traitées sont stockées sur la plateforme LOGICOSS, éditée par la société LOGEVER HEALTHCARE.

Les données ne sont transmises à ces sociétés que dans le cadre des missions pour lesquelles elles sont missionnées par la société SAS UTMB Group, organisatrice de l’UTMB® Mont-Blanc. En aucun cas, la société SAS UTMB Group n’autorise ces organisations à utiliser ces données pour tout autre usage.

Toute mauvaise utilisation de ces données par ces organisations tierces ne saurait relever de la responsabilité de SAS UTMB Group.

Cas particuliers des inscriptions via les dossards solidaires

Les coureurs peuvent bénéficier de la possibilité de s’inscrire à une des courses après avoir fait un don à une association partenaire de l’UTMB® Mont-Blanc. Dans ce cadre, SAS UTMB Group transmet les informations nécessaires à la communication entre l’association concernée et le coureur (nom, prénom, pays, email et téléphone…).
En aucun cas, la société SAS UTMB Group n’autorise ces organisations à utiliser ces données pour tout autre usage. Toute mauvaise utilisation de ces données par ces organisations tierces ne saurait relever de la responsabilité de SAS UTMB Group.

Cas particulier des données Personnelles & Santé

Le traitement informatique des données est destiné à :

  • Enregistrer avant le démarrage de l’UTMB®Mont-Blanc, les informations de course et d’état civil (dossard, identité, email, adresse postal, numéro de téléphone, contact d’urgence, etc.) des participants afin d’accélérer leur prise en charge en cas de besoin (ceci ne s’applique pas aux spectateurs). Ces données sont fournies à DOKEVER par SAS UTMB Group.
  • Collecter, sur une base volontaire, les antécédents médicaux des personnes présentes sur l’UTMB®Mont-Blanc. Les questions posées concernent les allergies, les hospitalisations, les maladies passées ou chroniques, les traitements chroniques, ainsi que les signes récents de contagiosité des personnes. Pour cela, votre adresse e-mail sera partagée à la plateforme logicoss.com qui vous enverra au plus 2 e-mails (e-mails initial et relance si besoin), afin de vous inviter à répondre à un questionnaire santé en ligne (plus d’informations sur www.logicoss.com/care) 
  • Evaluer le risque sanitaire individuel et collectif induit par la présence de chaque personne sur le Site/Evénement.
    • Avant l’Evénement, cela permet d’évaluer le risque de propagation épidémique.
    • Pendant ou Après l’événement, cela permet de suivre avec plus d’attention les personnes les plus fragile.
  • Connaitre l’histoire médicale des personnes prises en charge, afin d’améliorer la thérapeutique en particulier pour les accidents et malaises les plus graves.
  • Assurer une traçabilité des soins effectués sur chaque patient, ce qui est une obligation médico-légale.
  • Centraliser les données, afin de créer et de calculer des analyses statistiques anonymisées. Ces analyses peuvent être utilisées à des fins de recherche et de développement. Elles visent notamment à mieux comprendre la cause d’un accident ou d’une maladie. L’objectif final est d’améliorer la sécurité et la qualité des soins de santé sur le Site/Evénement. L’ensemble des projets de recherche reposant sur les données collectées sur la plateforme logicoss sont et resteront consultables dans les années à venir sur la page https://www.logicoss.com/recherche. Seuls des projets reposant sur des Données codées et/ou pseudonymisées seront conduits. Tout traitement de Données nécessitant une levée de l’anonymisation de la part du Responsable de Traitement ne pourra être réalisé qu’après avoir recueilli une Déclaration de consentement concernant l’accès au dossier médical, signée par le patient.

Les Données Personnelles sont déposées auprès de la société Claranet, titulaire de la Certification Hébergeur de Données de Santé (HDS), en application des dispositions de l’article L.1111-8 du Code de la Santé Publique.   

En application des articles 15 et suivants du RGPD, chaque personne dispose d’un droit d’opposition au dépôt de ses données chez cet hébergeur certifié, sous réserve de l’expression d’un motif légitime. De même chaque personne dispose d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui la concernent.

Toute personne souhaitant exercer ces droits d’accès, de rectification ou d’opposition au dépôt de ses données chez cet hébergeur, est priée de s’adresser par courrier à Monsieur le Délégué à la Protection des Données. Société DOKEVER, 109 boulevard de l’Europe, 69310 PIERRE BENITE, FRANCE Une réponse vous sera donnée dans les délais légaux (citoyen européen : 8 jours à 60 jours ; citoyen canadien : 30 jours à 60 jours).

En dernier recours, toute personne ayant des difficultés à exercer ses droits, peut également s’adresser à medecin.hebergeur@fr.clara.net, en mentionnant dans l’objet :

« droits relatifs aux données personnelles, application logicoss éditée par logever healthcare »

Espaces accompagnants

Toute personne peut créer un espace accompagnant, sur le site internet www.utmbworld.com, lui permettant d’avoir accès à tout un ensemble de documents mis à disposition par l’organisation et donnant des informations utiles sur l’organisation de l’évènement.
Les informations suivantes sont demandées : nom, prénom, nationalité, date de naissance, numéro de téléphone, email, adresse, nom et prénom du coureur suivi.
Cette collecte est justifiée par la nécessité d’identifier l’accompagnant et de pouvoir lui transmettre toute information nécessaire au service qu’il demande (les accompagnants reçoivent les emails et sms d’information de course envoyés aux coureurs pour pouvoir les suivre au mieux).

Services SMS

Toute personne peut souscrire à un service SMS spécifique, auprès de la société Livetrail, prestataire de SAS UTMB Group, à l’occasion des courses de l’UTMB® Mont-Blanc. Ce service donne des informations utiles au suivi de la course. Seul le numéro de téléphone est récolté (ainsi que les numéros de dossard des coureurs suivis). Aucun autre traitement n’est fait de ces données.

Réservation des transports

La société SAS UTMB Group propose un service de transport ouvert à toute personne souhaitant suivre les courses. Lors de l’inscription à ce service, les données personnelles suivantes sont demandées : nom, prénom, date de naissance et adresse email.
Cette collecte est justifiée par la nécessité d’identifier chaque porteur d’un titre de transport et de vérifier qu’il a bien l’âge minimum requis pour utiliser les transports.
Ces données ne subissent aucun autre traitement que celui lié à la gestion de la réservation d’un transport. Elles sont traitées en interne et ne sont pas transmises au prestataire du service de transport.

Données bénévoles

Les informations recueillies font l'objet d'un traitement destiné à vous informer sur la course et vos missions, réaliser votre planning et vous contacter. L’inscription comme bénévole sur l’UTMB® Mont-Blanc entraine donc de fait l’acceptation de réception d’emails techniques et d’information nécessaires à la bonne connaissance de l’évènement et à l’exécution de votre mission, pendant l’année de votre inscription comme bénévole.

L’adresse email peut également être utilisée dans les cinq années suivant l’inscription comme bénévole lors des appels à bénévoles pour les nouvelles éditions de l’UTMB® Mont-Blanc. Les numéros de téléphone de certains bénévoles peuvent être intégrés à un annuaire diffusé uniquement en interne au sein du Comité d’Organisation afin de faciliter les communications au sein de l’organisation.

De manière globale, les données ne sont utilisées que par des membres liés à l’organisation de l’UTMB® Mont-Blanc dans le cadre de la gestion des bénévoles : membres de l’association « Les Trailers du Mont-Blanc », salariés de la société SAS UTMB Group, bénévoles et prestataires de l’évènement. En aucun cas, ces données ne sont transmises à des tiers pour tout autre motif non liés à l’organisation de l’évènement (exceptés légaux).

Pour valider leur inscription comme bénévole, les mineurs doivent faire parvenir une autorisation de leur représentant légal de la forme : « Je, soussigné XXX, représentant légal de l’enfant XXX, l’autorise à participer comme bénévole à l’UTMB® Mont-Blanc, ayant pris connaissance des conditions de participation et de la politique de protection des données des bénévoles consultable sur le site de l’évènement ».

Les données sont conservées pour une durée de cinq années à partir de l’édition d’inscription comme bénévole. Cette période est reconductible à chaque nouvelle participation.
Vous bénéficiez d'un droit d'accès, de rectification ou de suppression des informations qui vous concernent. Vous pouvez également, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement des données vous concernant.

Ces demandes peuvent être effectuées par :

Cookies

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  1. Les cookies techniques nécessaires à l’utilisation des sites utmbmontblanc.com et utmb.livetrail.net. Ce sont les cookies qui vous permettent d’utiliser les deux sites mentionnés dans de bonnes conditions et de profiter de l’ensemble des fonctionnalités (par exemple se connecter à son compte coureur pour avoir accès à son dossier d’inscription).
  2. Les cookies analytiques : ce sont les cookies qui nous permettent de connaître l’utilisation et la fréquentation de nos sites internet. Leur utilisation est totalement anonyme.

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Toute donnée gérée par Google est conservée pendant 14 mois à partir de votre dernière visite, ceci étant la durée minimale autorisée.

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Pixel Facebook

Un pixel Facebook est en place sur www.utmbworld.com. Le pixel Facebook collecte cinq types de données, qui sont anonymisées par Facebook :

  • En-têtes HTTP : tout ce qui se trouve dans les en-têtes HTTP. Les en-têtes HTTP sont un protocole web standard envoyé lors d’une demande d’accès du navigateur à un serveur sur Internet. Les en-têtes HTTP comprennent des adresses IP, les informations sur le navigateur web, l’emplacement de la page, le titre du document, l’URL référente et la personne qui utilise le site web.
  • Données propres au pixel : elles comprennent l’ID du pixel et le cookie Facebook.
  • Données concernant les clics sur les boutons : elles comprennent tous les boutons sur lesquels les visiteurs du site ont cliqué, le nom de ces boutons et toutes les pages visitées suite à ces clics.
  • Valeurs facultatives : les développeurs et les annonceurs peuvent choisir d’envoyer des informations supplémentaires concernant la visite à l’aide d’évènements de données personnalisées. Parmi les évènements de données personnalisées, on trouve notamment la valeur de conversion, le type de page et bien plus.
  • Noms de champ du Formulaire : cela désigne les noms de champs du site internet comme « e-mail », « adresse » et « quantité » lorsqu’un client achète un produit ou un service. Le pixel ne saisit les valeurs de champ que lorsqu’elles sont incluses par un annonceur dans Correspondance avancée ou dans les valeurs facultatives.

Accès aux données - Information - Réclamation

Toute personne peut avoir accès et gérer ses données personnelles sur son espace accessible depuis le lien suivant : https://utmbmontblanc.com/fr/page/172/membre.html

Tout demande de précision, modification ou suppression de données, qui ne peut être faite sur son espace personnel, doit être effectuée soit :

  1. Par courrier à l’adresse suivante :

DPO UTMB®
SAS UTMB Group
31 rue du Lyret
74400 Chamonix

  1. Par email à l’adresse suivante : dpo@utmb.world

Toute demande d’accès, de modification ou suppression des données personnelles sera traitée ans les plus brefs délais à compter de la réception de la demande, dans un délai maximal de 1 mois.

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr).

Changement de notre politique de confidentialité

Notre politique de confidentialité est susceptible d’évoluer pour répondre aux obligations légales ou en améliorer son contenu afin de vous informer toujours mieux du traitement des données. Toute mise à jour sera faite sur cette page. Dernière mise à jour le 16 décembre 2020.